Stress skal håndteres proaktivt

Er ledelsen i samarbeid med medarbeiderne dyktige til å håndtere arbeidsrelatert stress proaktivt, er det nøkkelen til produktivitet og trivsel for både ledere og medarbeidere. Men det krever kunnskap og en kontinuerlig og dedikert innsats – både å identifisere stressen, og sikre nødvendige forebyggende tiltak.

Flere og flere opplever arbeidsrelatert stress, hvis man skal tro utallige undersøkelser, rapporter og mediene generelt. Og stress er dyrt. For individet, for bedriftene og for samfunnet. Ikke bare i kroner og øre, men også i form av mistrivsel og redusert arbeidsglede.

Når vi vet at stress er årsak til mistrivsel, sykemeldinger og dårligere produktivitet (med direkte uttelling på bunnlinjen), er det ikke mye tvil om at bedrifter kan vinne stort på å skape noen rammer hvor man klarer å håndtere så mye av denne stressen som overhodet mulig. Men før vi ser nærmere på hvordan man lykkes med dette – en overordnet forståelse for hvilket fenomen stress egentlig er.

Stress ses på bunnlinjen

Ifølge Rasmussen og Haakonsen er det sjelden bare en årsak til at en person opplever arbeidsmessig stress. Stress er en kompleks størrelse, men årsakene er ofte de samme hos både medarbeidere og ledere.

– Skal man forstå arbeidsrelatert stress, er «Krav-Kontroll-Støtte»-modellen, som er utviklet av psykologen Karasak, en meget benyttet og forklarende modell. Den tar tak i tre essensielle områder: For det første om de kravene vi opplever overstiger de ressursene vi har. Om vi har kontroll, altså om vi selv føler at vi har mulighet til å påvirke situasjonen rundt oss og er beslutningsdyktige. Og avslutningsvis om vi har et støtteapparat rundt oss som kan hjelpe dersom det oppstår vanskelige situasjoner. Opplever man problemer med disse tre elementene, oppstår det en dårlig cocktaileffekt som kan forårsake stress, uttaler BI-forskeren.

Pernille Rasmussen nevner en rekke konkrete faktorer som både direkte og indirekte kan forårsake arbeidsrelatert stress:

• For stort arbeidspress: for mange oppgaver i forhold til den tiden som er til rådighet.
• Uklarhet rundt roller, forventninger og mål, samt uklar kommunikasjon.
• At man har for få reelle pauser og for lite luft i dagens program.
• Støy og forstyrrelser i åpne kontorlandskaper som gjør det vanskelig å fordype seg og fokusere.
• Utilstrekkelig opplæring, at man ikke er «rustet til» oppgaven. Det kan være i relasjon til nyansatte, nyutdannede eller dersom jobben endrer seg, eksempelvis ved nytt lederansvar.
• Manglende sosial støtte, eksempelvis på grunn av for mye hjemmearbeid eller for mye alenearbeid. For ledere kan det spesielt handle om at de er alene med oppgaver og ansvar som de ikke har mandat til å utføre.

Konsekvensene av stress på arbeidsplassen er lang fra «bare» et individuelt problem. Det kan nemlig ha vidtrekkende negative virkninger for organisasjonen som helhet.

– Tap av arbeidskraft i form av sykemeldinger er en av de typiske ettervirkningene som oppstår. Men også at det begås et større antall feil, og at bedriften opplever en generell nedgang i effektivitet og produktivitet er helt vanlige konsekvenser. Det kan raskt gi arbeidsplassen et dårlig omdømme dersom det blir alment kjent at det er stress og mange sykemeldinger. Og så risikerer man en dominoeffekt. For når en rammes, går det også ut over andre, og så spres det typisk en dårlig stemning, noe som kan gi enda flere stressede med manglende energi og kanskje også manglende motivasjon og engasjement. Med andre ord: en vond sirkel, påpeker hun, og Jon Magnus Haakonsen supplerer:

– Flere sykemeldinger, mer utbrenthet og lavere prestasjoner er helt vanlige negative bivirkninger. Men også høyere turnover blant de ansatte er et utbredt fenomen, og det har selvsagt også en direkte økonomisk konsekvens. For det koster å si farvel til ansatte og rekruttere nye. Det er mye forskning som bekrefter sammenhengen mellom stress og prestasjoner, og derfor er det heller ikke tvil om at det er en direkte kopling til bedriftens bunnlinje

Forebygg og håndter stress

Heldigvis er det mulig å forebygge og håndtere stress – før det blir et problem.

– Et løpende arbeid med stressforebyggelse og trivsel er helt essensielt. Vi kan ikke bare krysse fingre, og håpe at det går av seg selv. Det krever tid og fokus å ha det godt – på samme måte som med helsen. Det er jo heller ikke nok å spise et eple og ta en enkelt tur i helsestudio dersom vi skal være sunne. Det krever et løpende fokus, sier Pernille Rasmussen og legger til:

– Og det samme gjør stressforebyggelse. Mitt beste råd er at man løpende holder øye med hvordan de ansatte har det. At man setter tingene i system, og har en-til-en-samtaler forholdsvis ofte hvor det snakkes om trivsel og arbeidsbelastning. At man sikrer gode og ordentlige rammer og vilkår hvor det er arbeidsro, og at man husker å anerkjenne og verdsette de ansatte. Stressforebyggelse krever dessuten at det er realistiske krav og ressurser, og så er tydelig kommunikasjon med henblikk på jobb, mål og rolleavklaring helt avgjørende. En viss forutsigbarhet hvor det ikke konstant er endringer er også viktig, og avslutningsvis handler det om å skape en god kultur hvor man støtter hverandre da det forebygger stress.

Jon Magnus Haakonsen er enig i disse betraktningene, og fremhever at det er essensielt at bedriften jobber målrettet med å utforske hva som skaper stress for deres ansatte. Og at ledelsen er opptatt av å håndtere disse problematikkene i forhold til arbeidets organisering, og ved å skape en god kommunikasjon til de ansatte. Samtidig som bedriften har et ansvar for å forebygge stress, er det imidlertid også mulig for den enkelte medarbeideren å gjøre noe på individuelt plan, poengterer han (se faktaboks).

Men hva gjør man dersom stressen allerede har manifestert seg hos en eller flere personer i organisasjonen?

– De som er rammet av stress skal ha rask hjelp av psykologer som er spesialister i stress. Fra forskning vet vi at ansatte kommer raskere tilbake i arbeid dersom de raskt får kvalifisert hjelp. I tillegg er det utrolig viktig at kollegene rundt de som er rammet av stress støttes og ikke belastes ekstra. Det er ledelsens ansvar å sikre realistiske forventninger, og at det blir omprioritert. Skal man levere det samme med færre ressurser, vil det bare forsterke stressen, avslutter Pernille Rasmussen.